Nesvarbu, ar dirbate nuo devynių iki penkių darbo, ar nuotolinį darbą, ar esate namuose su vaikais, kiekvienam reikia veiksmingo metodo, kaip valdyti savo dieną. Galų gale, perfekcionizmas, atidėliojimas ir mitas apie daugybę užduočių yra labai realūs pavojai, kurie gali net ir produktyviausius žmones įstrigti vienoje vietoje. Taigi, kaip galite kontroliuoti savo tvarkaraštį ir iš tikrųjų atlikti darbus?
Pasak tokių žmonių kaip Elonas Muskas ir Billas Gatesas, viskas priklauso nuo to, kad kontroliuoji savo laiką ir tvarkaraštį. Jiems jie naudoja „mikroprogramavimą“, kuris apima jų dienos planavimą penkių minučių intervalais. Nors tokio tipo detalės vidutiniam žmogui gali būti nereikalingos, vis tiek yra pamoka, kad visi mes galime kontroliuoti savo laiką planuodami arba suskirstydami į dalis arba blokus, todėl esate produktyvesnis. Lengviausias ir efektyviausias būdas tai padaryti yra „laiko blokavimas“.
Kodėl veikia laiko blokavimas
Kartais vadinama „vienkartine užduotimi“ arba „laiko dalijimu“, laiko blokavimas yra laiko valdymo technika, kai jūs užblokuojate laiką tam tikrai užduočiai atlikti.
Pavyzdžiui, užuot tikrinę telefoną kiekvieną kartą, kai gaunate el. Laišką ar socialinės žiniasklaidos pranešimą, jūs visą dieną užblokuojate tam tikrą laiką, kad galėtumėte grįžti į telefono skambučius, atsakyti į el. Laiškus ir patikrinti socialinės žiniasklaidos paskyras.
Jūs iš esmės skiriate tam tikrus laiko blokus svarbioms užduotims ar projektams atlikti. Galų gale jūsų tvarkaraštis yra suskirstytas į laiko dalis, kai vienu metu sutelkiate dėmesį į vieną užduotį ar projektą.
Šis laiko valdymas ne tik palengvina jūsų darbų sąrašą, bet ir suteikia daugiau galimybių kontroliuoti savo dieną bei padeda nustatyti prioritetus savo užduotims. Laiko blokavimas taip pat pagerina dėmesį ir sulaiko atidėliojimą. Dienos pabaigoje pajusite, kad iš tikrųjų ką nors pasiekėte.
Argumentas prieš daugiafunkcį darbą
Daugelis žmonių tiki, kad jie gali padaryti kelis dalykus vienu metu ir padaryti viską gerai. Tyrimai rodo, kad tik apie 2,5% žmonių sugeba veiksmingai atlikti užduotis vien tik likusiems gyventojams mano jie veiksmingai atlieka daug užduočių.
Tiesą sakant, bandymas atlikti daugiau nei vieną dalyką vienu metu, pavyzdžiui, susirašinėjimas žinutėmis ir vairavimas ar svarbaus el. Laiško rašymas, grąžinant kliento telefono skambutį, pakenkia jūsų sugebėjimui gerai atlikti abi užduotis.
Tuo tarpu 2013 m. Jutos universitete atliktas tyrimas parodė, kad žmonės, bandantys žongliruoti vienu metu su keliomis užduotimis, yra lengviau išsiblaškę, ne tokie produktyvūs, daro daugiau klaidų ir mažesni balai atliekant atšaukimo testus.
Taip pat greitas perėjimas tarp dviejų projektų taip pat gali turėti įtakos rezultatams. Mes daug efektyviau atliekame užduotis, kai joms skiriame visą dėmesį. Be to, neuromokslininkai įspėja, kad bandymas atlikti kelis dalykus vienu metu arba dėmesio padalijimas daro įtaką mūsų gebėjimui atlikti net paprastas užduotis.
Tai reiškia, kad kuo daugiau atliekame daug užduočių, tuo mažiau sugebame atlikti. Priežastis paprasta. Mes prarandame gebėjimą sutelkti dėmesį, o tai reiškia, kad projektai trunka ilgiau nei turėtų.
Kaip naudoti laiko blokavimą
Laiko blokavimas arba viena užduotis leidžia vienu metu sutelkti dėmesį į vieną projektą. Šis požiūris ne tik sumažins psichines klaidas, bet ir padės jums išlaisvinti savo kūrybiškumą, ypač todėl, kad visą savo energiją ir dėmesį sutelksite į vieną užduotį per nurodytą laiką. Čia pateikiama apžvalga, kaip laiko blokavimą galite įtraukti į savo gyvenimą.
Sukurkite savo sąrašą
Pradėkite sudarydami sąrašą dalykų, kuriuos reikia atlikti per savaitę. Išvardinkite visus savo darbo projektus, įsipareigojimus šeimai ir net mankštos tikslus. Tikslas - įtraukti viską, pradedant telefono skambučiais, ir baigiant valgiais, kuriuos reikia paruošti.
Įdėkite žvaigždes šalia dalykų, kurie būtinai turi būti užbaigti, pavyzdžiui, darbo projektai, susitikimai su klientais ir gydytojų paskyrimai. Paprastai ši užduotis atliekama penktadienį po darbo arba sekmadienio vakarą prieš prasidedant darbo savaitei.
Nustatykite savo prioritetus
Kai jūsų sąrašas bus parengtas, peržiūrėkite jį ir įtraukite žvaigždes į projektus, kurie yra jūsų svarbiausi savaitės prioritetai. Pabandykite apriboti tai maždaug nuo dviejų iki trijų dalykų per dieną. Tikslas yra tai, kad svarbiausioms užduotims pateiksite svarbiausias laiko blokavimo tvarkaraščio vietas. Taip pat turėtumėte planuoti skirti laiko kiekvieną dieną atsakyti į el. Laiškus, grąžinti telefono skambučius ir patikrinti socialinę žiniasklaidą.
Sukurkite „Daily Blueprint“
Kitas jūsų žingsnis yra pagalvoti, kiek laiko turite per dieną ir kiek laiko norite skirti kiekvienai savo sąrašo užduočiai.
Pradėkite kurdami laiko blokus kasdien atliekamiems darbams, pvz., Rytinei tvarkai ir vakaro ritualams, mankštai, kelionėms į darbą ir atgal, patiekalams ir maisto ruošimui, pagalbai ruošiant namų darbus ir pan.
Nuotolinio darbo plano pavyzdys gali atrodyti taip:
- 6:00 - 7:30 ryto ritualas / mankšta
- 7.30–8.00 veskite vaikus į mokyklą
- 8.00–8.30 val. Atsakykite į el. Laiškus / Patikrinkite socialinę žiniasklaidą
- 8.30–10.30 val. Prioritetinis projektas (įrašykite vieną iš savo prioritetų)
- 10:30 - 11:00 pertraukos / grįžimo telefono skambučiai
- 11–12.30 val. Prioritetinis projektas (įrašykite vieną iš savo prioritetų)
- 12:30 val. iki 13:00 val. Pietų pertrauka
- 13:00 val. iki 13:30 val. Atsakykite į el. Laiškus / patikrinkite socialinę žiniasklaidą
- 13.30 val. iki 15.30 val. Prioritetinis projektas (įrašykite vieną iš savo prioritetų)
- 15:30 val. iki 16.30 val. Vaikai grįžta iš mokyklos / kalba apie dieną
- 16.30 val. iki 18:00 val. Paruoškite / valgykite vakarienę / išvalykite
- 18:00 val. iki 19:00 val. Prioritetinis projektas (įrašykite vieną iš savo prioritetų)
- 19:00 val. iki 9:00 val. Laisvas laikas / pagalba atliekant namų darbus
- 9:00 val. 9:30 val. Atsakykite į el. Laiškus / patikrinkite socialinę žiniasklaidą
- 9:30 val. iki 22 val. „Vakaro ritualas“
Žinoma, tai yra labai paprastas projektas ir netiks visiems. Svarbiausia yra tai, kad jūs sukursite įprastos dienos projektą su laiko blokais, kuriuose galėsite sutelkti dėmesį į svarbias užduotis ar projektus.
Jei dirbate įmonėje, kurioje vyksta komandos susitikimai, reguliarūs mokymai ar kassavaitiniai konferenciniai pokalbiai, turite atsiskaityti ir už juos. Nepamirškite numatyti kelionės laiko, jei rengiate susitikimus ar susitikimus, kuriuose turite dalyvauti per savaitę. Jums taip pat gali reikėti sukurti kitokį savaitgalio projektą.
Kai kuriems žmonėms kiekvieną savaitę reikės parengti naujus brėžinius. Kiti žmonės turi labai struktūrizuotą darbo aplinką ir gali naudoti tą patį planą savaitę po savaitės. Daryk tai, kas tau tinka. Jūs kontroliuojate savo tvarkaraštį ir galite jį pritaikyti ir pakeisti, kad atitiktų jūsų poreikius ir prioritetus.
Užblokuokite visą dieną
Geriausia, kai jūsų projektas bus baigtas, galėsite užblokuoti kiekvieną savaitės dieną. Pradėkite nuo svarbiausių prioritetų ir eikite iš ten. Pavyzdžiui, jei svarbiausias savaitės prioritetas yra iki penktadienio parašyti išsamią veiklos ataskaitą, pagalvokite, kiek laiko užtruksite ją sudėję.
Taigi, jei manote, kad ataskaitos pildymas užtruks keturias valandas, galite suplanuoti dvi valandas pirmadienį ir dvi valandas antradienį dirbti su ataskaita. Tada trečiadienį suplanuokite dar vieną valandą, kad tai įrodytumėte, atliktumėte pakeitimus ir užbaigtumėte. Savaitės pradžioje suplanavę nustatytus laiko blokus ataskaitai užpildyti, jūs ne tik užkerta kelią atidėliojimui, bet ir skiri laiką, kurį reikia sutelkti į ataskaitos rengimą.
Apsaugokite savo laiką
Kai baigsite tvarkaraštį, kuo geriau apsaugokite laiką. Žinoma, paaiškės netikėti dalykai ir turėsite būti lankstus. Tačiau atsispirkite norui atsisakyti prioritetinio projekto laiko tam, ko galima palaukti.
Bendraukite su bendradarbiais ir šeimos nariais, kai jūsų nebus galima pasiekti. Tada traktuokite tuos laiko blokus taip, lyg susitiktumėte su labai svarbiu klientu. Niekas nepagalvotų jūsų pertraukti susitikimo metu. Taip pat tikslas yra tai, kad jūs nenutrūktumėte saugomo prioritetinio projekto metu.
Žodis iš „Wellwell“
Veiksmingas laiko blokavimas gali padėti kontroliuoti savo dieną, sutelkti dėmesį ir atitolinti vilkinimą. Iš pradžių gali prireikti šiek tiek bandymų ir klaidų, kad sukurtumėte jums tinkamą planą, tačiau turėdami šiek tiek praktikos ir šiek tiek kantrybės, per trumpą laiką būsite profesionalai.
Patarimai, kaip padėti suaugusiems, sergantiems ADD / ADHD, likti susitelkę darbe